Waren es vor einiger Zeit noch 30 bis 40 Nachrichten und neue Aufgaben, die uns täglich erreichten, sind es heute oft 150 bis 200 pro Tag.
Dabei noch den Überblick zu bewahren ist alleine schon beinahe ein
Fulltime-Job.
Consolidate soll Ihnen helfen, mit Ihren Nachrichten und Aufgaben optimal umzugehen. Dazu haben sich einige Verhaltensregeln bewährt, die ich hier beschreiben will.
Diese Tipps sollen eine Anregung sein und Ihnen helfen, Herr über den Posteingang und Ihre Aufgaben zu bleiben. Selbstverständlich haben wir uns als Softwarehersteller auf die Stärken unserer eigenen Lösung
Consolidate konzentriert. Die meisten Punkte sind aber sehr leicht auch auf anderen Programmen anzuwenden.
You´ve got Mail
Eine neue Nachricht ist ja grundsätzlich was tolles. Jemand hat an mich gedacht oder möchte mir etwas mitteilen. Oder möchte da jemand eine Aufgabe loswerden?
Wir alle neigen dazu neugierig zu sein und wollen gleich wissen, worum es bei einer neuen Nachricht geht. Da dies im Laufe des Tages aber sehr häufig vorkommt, haben wir in
Consolidate einen kleinen "Trick" bereits
standardmäßig eingebaut:
Consolidate prüft nur alle 5 Minuten, ob ein Mahner fällig ist und/oder ob neue Nachrichten da sind.
Diese durchschnittlichen 2,5 Minuten "Wartezeit" können keinen Schaden anrichten - es sei denn, sie sind Börsenmakler - bringen aber eine enorme Beruhigung in die Arbeitsabläufe.
So haben Sie zumindest ein paar störungsfreie Minuten zur Erledigung Ihrer Aufgaben.
Sie können dieses Intervall in den Arbeitsplatz-Einstellungen selbst verändern und von 1 - 60 Minuten einstellen. Ich selbst arbeite schon jahrelang mit einem 15-Minuten Intervall und bin damit bisher sehr gut gefahren.
Planen oder gleich erledigen ?
Wenn Sie nun eine neue Nachricht erhalten haben (oder gleich mehrere), ist die Verlockung sehr
groß, die laufende unangenehme Aufgabe liegen zu lassen und gleich an die Beantwortung des netten E-Mails zu gehen. Wie ein Kind, das sich über jedes Türklingeln freut, während es die Hausaufgaben machen sollte.
Unterscheiden Sie deshalb Ihre Zeit in
Planungs- und in
Erledigungszeit. Wenn Sie neue Informationen bzw. den Posteingang durchsehen, sind sie strikt im
Planungsmodus und verfallen Sie auf keinen Fall in den
Erledigungsmodus. Gehen Sie alle Informationen durch und treffen Sie die Entscheidungen, wie Sie damit weiter verfahren werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie bei 10 neuen Informationen für die ersten 9 so viel Zeit benötigen, dass Sie auf die 10. und evtl. wichtigste/dringendste Nachricht gar nicht mehr reagieren können.
Folgende Entscheidungen bzw. Unterscheidungen sollten Sie im
Planungsmodus treffen:
Variante 1: Kleinigkeit - weniger als 2 Minuten ArbeitDiese Nachricht beantworten bzw. erledigen Sie am Besten sofort. Aber seien Sie ehrlich zu sich selbst. Wenn es länger dauert als 2 Minuten müssen Sie die Aufgabe planen.
Variante 2: Wichtig, aber nicht dringendSetzen Sie die Priorität auf HOCH und ändern Sie das Datum auf den Tag, an dem Sie mit der Bearbeitung beginnen wollen.
Variante 3: Dringend, aber nicht so wichtigÜberlegen Sie, wem Sie diese Aufgabe delegieren könnten und übergeben Sie diese wenn möglich sofort. Wenn es niemanden gibt, setzen Sie die Priorität auf "Normal" und belassen das Datum auf dem heutigen.
Variante 4: Wichtig und dringendGrundsätzlich sind alle Aufgaben wichtig und dringend, weil jeder "seine" Dinge schnell erledigt haben will. Für die Planung müssen wir aber unterscheiden, was wirklich wichtig und dringend ist. Diese Aufgaben setzen Sie auf "HOCH" und belassen Sie auf dem heutigen Datum.
Variante 5: Kann noch nicht erledigt werdenHäufig erhalten wir Aufgaben, die wir noch gar nicht erledigen können, weil z.B. Entscheidungen noch fehlen oder andere Aufgaben zuerst erledigt sein müssen. Setzen Sie diese Aufgaben auf die Kategorie "wartet" und stellen als Datum den Tag ein, an dem Sie die Voraussetzungen für die Erledigung wieder prüfen wollen.
Variante 6: Nur zur InformationWenn Ihnen jemand eine
CC-Info zukommen lässt, müssen Sie damit in der Regel nichts tun
außer diese zu lesen. Sollten daraus doch eigene Aktionen nötig werden, tragen Sie die entsprechende Folge-Aktivität sofort ein. Für dessen Erledigung gilt das gleiche wir für die anderen "neuen" Aufgaben. Wenn es externe Info-Nachrichten sind, können Sie diese auch auf die Kategorie "Lesestoff" setzen, wenn Sie nicht gleich zum durchlesen Zeit haben bzw. wenn das länger als 2 Minuten dauern würde.
Durch diesen "
Planungsmodus" verhindern Sie eine Arbeitsweise, die ich als "
Now or Never" bezeichne. Ich kenne Leute, von denen ich genau
weiß, dass ich entweder sofort eine Antwort auf meine Mails bekomme oder nie mehr - eben "
now or never". Diese getriebenen vom Posteingang treffen nur noch die Entscheidung zwischen "mach ich gleich" und "mach ich gleich".
Alles andere rutscht langsam im Posteingang nach unten und geht oft ganz verloren.
Und wie geht es dann weiter ?
Wir haben in
Consolidate bewusst ein Fenster für den Posteingang (=InfoCenter) und ein separates Fenster für die "fälligen Aufgaben" gemacht. Wenn Sie die Planung im InfoCenter abgeschlossen haben, sind alle Einträge "kursiv" und somit nicht mehr neu für Sie.
Schließen Sie jetzt das InfoCenter und öffnen Sie die Aufgabenliste.
Hier stehen nun nur noch jene Aufgaben, deren Bearbeitung heute beginnen sollte. Sortieren Sie die Aufgaben nach der Priorität (absteigend) und starten Sie konsequent mit der Bearbeitung der ersten Aufgabe.
Jetzt gibt es kein zurück mehr.
Dieser Aufgabe gehört 100% Ihrer Konzentration - wenn möglich bis zur Erledigung. Sollte sich während der Bearbeitung herausstellen, dass Sie nicht weiterkommen, weil noch etwas anderes fehlt oder weitere Aufgaben nötig sind, schalten Sie wieder in den
Planungsmodus um und tragen diese Aufgaben entsprechend ein. Im Notfall können Sie auch die Aufgabe selbst auf "wartet" setzten und mit der nächsten Aufgabe beginnen.
Obwohl das auf den ersten Blick nach noch mehr Arbeit klingt, werden Sie sehr schnell feststellen, dass es sich mit leerem Infocenter und mit einer übersichtlichen Aufgabenliste viel effizienter arbeiten lässt.
Ihr Christian
Bickel
